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即使是经常打来的投诉电话，也不能在对方正在说话的时候，随意打断对方。这样只会使对方更加怒不可遏。在充分听取对方的陈述之后，最为重要的是要真诚地向对方道歉，并且说明今后将要采取的措施。当你自己不能处理时，应请上司来接听。此时，不要让对方产生接电话者象走马灯一样换个不停的感觉。
最后，如果将我们的姓名告诉给对方，并订出切实可行的期限，相信对方应该都能理解。
打电话的注意事项
第一；要注意电话交际中的开放性和社会性。
打电话等于在众人面前与对方会晤。因此；我们必须注意到“情报外泄”的问题。例如；对方打电话来找A；接电话的是B；B问A“要不要接”；A说不要；这时候的“私语”如果不小心被对方听到；就会引起各种误解。
第二；要把握打电话的时机。
无论我们的事情有多么重要；一定要记住在电话的开头先问一问对方的时机是否适当；比如说：方便不方便说话。懂得先询问对方是否方便；就不会相互的一脚踏入对方的紧急事项当中；即使我们打电话的时机不对；也不会遭到对方的严辞拒绝。
凌晨或是半夜打电话给对方；通常都不受欢迎。又加；上午八时到十时左右的时段；是一班族最忙的时候；打电话最好错开这个时段。因此；有必要洞悉对方“何时比较空闲”；以免引起对方的困扰或是反感。
第三；通话以简洁为主。
每一句话都要有适当的问隔；并且主旨明确；不要拖泥带水；说了半天也没有直入核心。养成在打电话之前；先写下要点的习惯；就不会有这种现象。
第四；要避开电话的高峰时段。
若在对方的公司最忙碌的时段打电话给对方；会经常由于“通话中”而无法通话。因此；必须有一套避开电话高峰时段的方法。
一般公司的高峰时段是这样的。上班后的一二小时内。午间休息后的一二小时内。即将下班的时间。无论如何；在打通的时候别忘了说一句；“对不起；在您工作忙碌的时候打扰了您……”。
第五，不要因私事长时间占用办公室电话。
不要因自己的私事而常使用单位的电话是一件不好的事，因此要尽量少使用公司的电话打给自己的朋友们。
但是，对于打来的电话，一般人会认为电话费是由对方支付的，因此不会增加公司负担。
当然，上司不会对接听一两分钟的私人电话有微词。可是，当变成了长达几十分钟的超长电话时，那就是另一回事了。在公司里，无论哪部电话，都是因工作需要而特地准备的。
由于私人电话时间过长，而使公司不能进行重要的工作联系，会使公司带来重大的损失。因此，也应该长话短说，尽快回到工作岗位上。
第六，“请稍等片刻”不应超过一分钟。
筱雯在打电话的中途，需要用到资料，因此向对方说了一句“请稍等片刻”，就开始查阅资料。可是，她想要找的资料临时却找不到。过了五分钟后她好不容易将资料搬到了办公桌上，并且终于拿起了听筒，电话却断掉了。
由于筱雯拚命地寻找资料，无意间便忘记了时间，而对请对方“稍等片刻”，五分钟似乎是太长了。在商业上，“片刻”以一分钟为限。如果过了一分钟，就已经超出了“片刻”的范围，这一点要多加注意。
在这种情形下，如果判断出寻找资料需要花费一分钟以上的时间，就须告诉对方“对不起，待会儿我打给您”，再挂断电话，这才是正确的礼仪。
此外，即使在一分钟以内重新拿起听筒，也必须说上一句“让您久等了”。
第七，电话铃声不应超过三声——
当电话铃响了好几声，却不见对方来接听时，一般打电话者会觉得烦躁，相信你也有过这种经验。终于，有人接听了，但传来的却是一声很没精神的“喂……”。
接电话应在电话铃响第三声之前。如果此时没空，过了许久才接电话，也应该说声“让你久等了”表示一下歉意，这是最起码的礼节。
无论是什么原因千万别让电话响太久，才不会迟迟没人接电话，而使对方焦躁不安。
最后；体现出自己的细心和体贴。
比如说；在我们通电话时；听到对方的另一部电话在响；或者有其他的声音；就要停止谈话；在必要的时候；即使是说到一半也要立刻停下来；告诉对方：我听到您的另一部电话在响（或者：我听到您的狗在叫唤；我听到您的孩子在哭；或者有人在叫你）；问一下对方是不是需要立刻处理；不管对方的反应如何；从我们体贴的举动中；他已经了解了我们是一个沟通的高手。
还有一点不容忽视。如果我们打电话别人的家中；必须要说出自己的姓名；并向接电话的人致意。如果我们打到别人的办公室；而且交涉不止是一次；最好和秘书搞好关系。如果对方能够提人物接电话；那么她必然也有能力左右对方对我们的看法。
所以；当我们打电话到家中时；一定要记住向对方的家人问好。当打到办公室时；就向接电话的秘书问候。
第二部分 锦心绣口 左右逢源 第9章 先闻其声的推销 （2）拿起听筒前的准备
一般人认为：透过电话将事情说清楚，似乎是一件很容易的事，但实际上却很困难。
尤其是当对方的地位高，或所谈之事非常重要时，自己就常会处于一种“怯场”的状态，大脑一片空白。即使没有这么严重，能将事情正确地说清楚的人，也少得可怜。
所以，将资讯正确而简洁地传送给对方前，必须先在头脑中构想清楚。如果不能正确地把握何时、何地、谁、做什么、方式、如何这五个项目，就不能简洁地将一件事告诉对方。
在打电话之前，将要谈的内容记录下来，就是简便易行的好方法。如果再将有关此事的资料也准备好并放在手边备查，就完美无缺了。这么一来，即使被对方反问，也能很快有条有理地回答。
还有一点，在拿起听筒之前，我们还要准备好记录。
当我们讲电话手持听筒时要用哪一只手？可能有人认为用哪只手拿还不是都一样。
话虽如此，但如果用左手拿，而将右手腾出来，在打电话的过程中，就可以作纪录、查资料。反之，每次都向对方抱歉地说“请稍等片刻”，并换另一只手拿听筒，就容易耽误时间。此外，还会让对方留下不得要领的印象，从而对谈话产生负面的影响。
为了避免这种不高明的做法，听筒应用左手来拿，并随时将记录本和资料放在手边，以便能迅速地作出反应。
身为一名上班族，我们还必须了解所任职单位的性质是什么，与哪些部门或单位有业务上的往来。如果不了解工作的内容，就会连一通电话都不能转达得令人满意。
例如，要是接到与自己所在的部门往来密切的单位来电，却连对方的名称都弄错；或者不知道对方应该与哪个部门有联系，就会使整个单位丧失信誉。
为了避免这种情况，建议制作一个自己专用的名单，上面简洁明了地列出往来单位的名称、负责人的姓名与电话号码等，并放在电话的旁边。
如果可能的话，在这张名单中不仅要包括自己所在的部门，还应写出除此以外和其它部门的工作性质。这样一来，就能理解公司的业务内容，然而使工作变得更为有效。
自报家门的艺术
一般人在接听来电时，习惯性的先从“喂喂”开始应答。但是，正确的接电话方式应该是先自报家门。
当我们打电话时应先主动自报姓名，要是连名字也不说，突然说出“请XX先生接电话”，就略显失礼。因此，应在被对方尚未问起“请问你是哪位？”之前，先主动自报姓名。
自报姓名时，应将自己所任职公司的名称与自己的姓名，同时告诉对方。我们时常会遇到只说出公司名称，而不报自己姓名的人。确实，我们可以理解此人想以该公司职员的身分代表，但是却会对接电话的人造成麻烦。因为无法正确转达来电者为何人。
此外，如果不知道名字，会对以后的工作带来许多不便，如果自己要找的人不在，还会造成联系困难。
在接电话时也是如此。我们应拿起听筒后，口齿清晰地说“您好”，再说出自己的公司名称和部门名称“这里是XX公司”、“这里是XX部门”。
在对方报出自己的姓名后，别忘了再加上一句“平日多多蒙照顾，不胜感激”。一般人对这种话通常会很难说出口，因为“自己并没有受到这个人的关照”。
可是在商业上，有所谓的社交辞令。即使是与对方初次打交道，如果说一句“承蒙关照”，会给对方有更好的印象，结果就会完全不同。
第二部分 锦心绣口 左右逢源 第9章 先闻其声的推销 （3）当线路出问题时
我们时常会遇到这样的情形：当通过电话与对方交谈时，电话在中途突然因线路问题或操作失误而断线。
要是事情没有谈完，应由先前打电话的一方重新拨打，以使谈话继续下去。但不能因事情大致已谈完，就对此听之任之。
重新拨通之后，再向对方致歉，“非常抱歉，刚才电话中途断线了”。
应具备始终由自己主动重打的意识，除非对方使用公用电话，那就另当别论了。
有时，线路问题还会造成声音不清，我们会因对方的声音小而听不清楚，此时，能不能因此而提高嗓音，大声地说：“对不起，我听不太清楚，请说大声一点？”
即使对方的声音的确很小，一定要把原因归结于线路或者是电话的状况不好，因此听不清楚之类的说法。如“很抱歉，电话的声音听起来有点远”，或“很抱歉，能不能请你再说一遍”，明白无误地反问对方，并加以确认复述一遍。
转接电话的艺术
如果我们接到的电话不是找我们的，那么我们不能证据随便地问“您有什么事？”因为打电话的对方并非找你，而只想请你尽快地转给当事人接听，我们应当把电话转给要找的人。
如果让对方详细地说明事由之后，再对他说“真不凑巧，当事人已外出”，你就可以想像对方的心情变得多么糟糕。
当对方要找的人确实不在时，应该告诉对方“此人现在外出，预计○点回来”，如此一来他就能变更时间，订出到那个时刻为止的日程表。因此，当事人不在时接到电话，就一定要告诉对方前者返回公司的时间。
有时对方或许会说“我待会儿再打电话来”，如果只简单地说声“知道了”，然后将电话挂断，是不太恰当的。虽然是对方打来的电话，还是应当说“他回来后我会请他回您电话，好吗？”这样才合乎礼仪。
所以，最好在一开始就告诉对方当事人不在，才是恰当的行为。否则，尽管你想依此显示出自己的精明能干，却相反地增加了对方的麻烦。
有时，遇到自己