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分类，以便按类使用。分类前要把桌上清理干净，不要和别的文件混在一起。 分类过程中一定会产生新想法，不妨再将想法列在卡片上，也加入分类。
（6）卡片编序 分类完卡片接着要编序。这回编序要按规划报告书的段落来编，真正开
始写报告书时，就是按这个顺序。 报告书的段落分配大概有两种形式，一种就像中国诗句的起承转合，另
一种则是日本古乐的构成方式序破急。 以下详细说明这两种文章形式的构成单元。
A 起：属于导语部分。旨在描述身边环境的现象或某一事件，或者把结 论提前到起段也可以。阅读者会不会耐心读下去就决定于这个开头。
B 承：承接起段的事件而进入正文。相对于起段，这个部分要多用冷静、 比较性的手法来陈述。这个段落要为阅读者解释起段中所突出的现象、背景 及原因。
C 转：离开承段所引述的事实，再引导读者到另一个主题；提出另一个 新发现的事实或独特的提案，慢慢加快速度。
D 合：用简单明快的语句总结以上所有陈述，为读者快速作结论。 至于序破急的结构则如下：
A 序：相当于起，淡淡举出一件大家都没有注意的事实。
B 破：从一个特定观点解说序的内容，并进一步介绍、评述相关的事实， 尤其注意最好提出否定论，打破读者的固有观念和一般性期待。
C 急：用简洁快速的笔调，强烈地在结论中描述自己的主张。 以上两种报告书构造都是在配合人的阅读习性，营造出适于理解和具有
吸引力的气氛。
（7）按分类序号决定卡片的阶层构造 在心中记牢起承转合或序破急的程序，然后着手排定卡片的使用顺序。
每一组卡片都应该有它自己的流程，并且尝试多种不同的排列组合方式，一 直到每张卡片上都有一个最适当的位置为止。
（8）制作草稿设计图 准备一张大纸，按前述排定的顺序，一一贴上卡片，为了便于改换次序，
卡片浮贴即可。同时要决定每一部分大约写多少字数，并且注明在上头，这 样就完成设计图。
（9）执笔 根据一般经验，完成上面八个步骤大概会占写报告总时间的一半，按次
序做到这里，几乎肯定你不会频受煎熬而又写不出稿了。在桌上摆好用纸， 上一排是资料，左手边是划稿设计图，按设计图上第一张卡片的记载开始执
笔写作；卡片上资料出处的号码可以协助你快速找到引用资料，不必从头翻 到底，既浪费时间又增加写作过程的不安和烦躁。
2。选用文字处理机“推敲”文字 易懂和高说服性，是我们一再强调的报告书原则，实际应用时可以这样
表现：
（1）易于阅读的形式
以一页 400 字的文章长度来说，每一段文章大约可以占到 3 行左右，而 且能用 2 行讲完的叙述就不要拖长到 3 行；最好用“因此、所以、然后”等
连接词，免得影响文字的紧密度和速度感。
（2）平易的形式 尽量避开难懂或古意盎然的字句，也不要使用非日常用语，造成理解的
障碍。
（3）多用比喻、尺寸说明等技巧 碰到很难理解的事物时，宁可稍微拉长文章长度，也要具体比喻说明清
楚。现在来看看下面的例子。
“细胞核中容纳的遗传因子本体是 DNA”，目前的确有不少人已经知道 什么是 DNA，但这样的叙述还是很难叫人接近了解的，不妨改成下面这种方 式：
“在直径只有 0。01mm 的细胞中心，有一个很象话梅种子、被称为细胞核 的部分；在这个核的中央有一幅生命设计图，存放了生命因子，它决定遗传
的结果，而这种因子的本质是一种叫做 DNA 的化学物质。”
文章虽然长了点，却比原先的说法易懂得多，可见许多文章之所以难读， 都是因为文中所附的辅助资料不足。
象这样一面写文章，一面推敲文字组合时，常会写出许多和主线不符或 自己不满意的文字出来。许多人在写报告书时，常浪费很多时间在抄稿和誊
写上，这是写文章的人最厌恶的工作。
至目前为止，唯一能解救这种困境的工具是文字处理机。 在文字处理机上，可以一遍遍地修正文字、段落，下一个指令，瞬间就
能改变报告书的形式；写完报告书存进机器里，过一段时间再调阅，又有不 同的体验来增减报告内容。对不善用文字或手写字体不佳的人来说，学会使
用文字处理机实在受用无穷。
前述用纸张、浆糊完成的草稿设计图，也可以利用这个机器处理，会提 高工作效率。
3。活用桌上排版术 桌上排版系统又称为桌上编辑系统，是高速度的文字处理机，不但能处
理文字，还能编辑文字版面。目前桌上排版系统的推广速度比文字处理机还 要惊人，它入侵日本企业的状态使得日本人称 1989 年为“桌上印刷元年”。
桌上排版系统有下列若干特点：
（1）WYSWYG 在电脑荧幕上可模拟文件印刷后的形式，文字、图表、插画都能借机器
加工，实现“你看到的就是你要的”（What You See Is What YouGet）的理 想。
（2）自动调节字间 桌上排版软件可以自动调整文字之间的行距，呈现最合需要的形式。
（3）自由自在画版型 一旦把文章输入后，横排、直排任君选择。
（4）具有高度编辑功能 可以随时将图表、照片加入文字中，弹性调整版面。不但能处理文章，
还可加上视觉效果。
（5）接用镭射印表机可做高速度印刷并附多样字型 目前镭射印表机的速度几乎能与复印机媲美，文字针数的密度也和活字
相差无几，文字大小、字型又多样，等于实现了文字工作者的梦想。 桌上排版有许多功能，只要学会适于工作需要的部分就足够应用了。对
于常需要多样、少量印刷报告书、企划书的商业社会来说，桌上排版实在是 了不起的发明。
4。为报告书穿上美丽外衣 自己制作的文字报告书，绝对不能忽略面子问题：不管文字多优美、内
容多扎实，如果外观不佳，很容易被读者忽略。这个道理在书籍销售上几乎 如圣旨般被奉行。
经过精心设计的封面，不但能一目了然传达内容形象，更表现了制作者 花费的心思和热诚。以下就是处理企划报告书的道具、作法和说明。
做文字报告书包装时，首先会碰到的就是装订的问题。自从复印机普及 后，个人收到的文件数量急速增加，但真正装订处理的却少之又少，顶多是
一枚曲别针或几根钉书钉就打发了事，也就相对地缺乏可读兴趣。
过去不断有人主张，复印机上应附有简易制书机，但以目前的情况来看， 制造商显然没有采纳消费者的意见。
为了将报告或文件书类装订成册，可以利用简易制书机；另外在制作封 面底时，最好选用稍有硬度的纸张。另外也可利用一环夹制本，这种装订方
式很适合把平面摊开、需较长时间阅读的资料。
提案说明和演讲技巧
从目前商业社会的工作要领来看，先做文字报告书，后举行提案说明会 或办一场演讲，似乎是一种一贯性的要求。
不管是发表会或演讲，都赋予文字企划更深的商业化色彩，冲击力也更 强，当然也强烈考验着制作者的创意和能力。以下就发表会和演讲两部分的
执行原则详细说明。
1。提案说明发表会
其实 PRESENTATION 这个英文字应用在不同场合，会有不同意义。比如广 告公司向客户提报行销广告企划的会议就叫“提案会”；厂商向消费者介绍
新产品可能利用“发表会”；企业向新闻界宣布新动向就会召开“说明会”、
“记者会”等。 不论哪一种目的的集会，都要注意下列事项：
（1）尽量使用浅显语言传达信息 在讲述任何意见时，要和文字报告书一样，遵守起承转合的次序。事先
用白纸做一张进度表，列好预定的流程和时间，口述时就可以此为准参考进 行。
（2）叙述时要简洁有力 任何说明会都要在极短的时间中结束，千万不要说太多客套的废话，甚
至一开始就跳到结论也无妨。如果遵循起承转合的程序，那么每个段落要限 制在 3～5 分钟内，整个说明不能超过 20 分钟。如果花了 30 分钟还说不完要
点，表示这个企划中还有未完整构思的部分。
在提案会中的听众，大概在五六分钟内就会对提案内容下判断，冗长的 叙述只是增加痛苦而已。回答听众的疑问一定要具体，并且视对方立场和反 应来回答。
（3）以热烈表情转达思绪 做提案说明时，最忌讳提报告人摆出一副“尽义务”的表情，丝毫引不
起对方兴趣，从而造成双方的误解。报告人一定要是参与企划的人，只有如 此才能表现想积极实现企划的热情，也才能确实感染对方。
（4）尽量发挥演出效果 报告其实就像戏剧，在某种程度上可说是“制作性演出”，才能操纵对
方感情，不烦不厌地听完。这里有几个基本手法： A 做报告的人一定要站着说话。
B 可能的话，多利用白黑板图解说明。
C 事先做好若干道具，如纸张、样品、插图等。
D 准备大提包装资料，象变魔术一样一件件拿出来展示；象要提示新的 书写工具时，不妨把旧的毛笔拿出来做对照。
（5）事先不要出示所有文件 最糟的提案手法，就是一开始就送上全本企划书，这种错误连大广告公
司都会犯。给对方文件就像叫别人埋头念下去不管台下的人一样。正确作法 是在口头报告后，再一次把文件分配出去。
（6）运用活泼简洁的动态资料 许多人常误解运用影像资料的目的，总是长时间地放映录像带、幻灯片，
涣散了听众的注意力。运用任何影像资料都要简洁有力，录像带不要超过一 分钟，幻灯片每 4～5 秒就要换一格。
2。演讲的技巧 在众人面前发表演说是一般人视为畏途的表达方式，每个演讲者都会紧
张，甚至忘了演讲内容。因此，与其被无数期待的面孔压得透不过气，倒不 如一上台就挑一二张特别专注的脸孔，对着他们侃侃而谈即可，很快就能祛 除紧张。
演讲者在开始破题时，通常全场都会鸦雀无声，这时候最好谈些和主题 无关的杂事，愈接近日常生活愈好；很多人都爱用“早上出门和太太吵架，
忘了要讲什么”来破除会场的紧张关系，虽然不高尚，但起码能化解压力。 演讲进行的次序和发表会一样，也要遵循起承转合，利用事先预备的提
纲，一面说话一面控制说话速度和时间。 一场成功的演讲多半要避开太抽象的议题，要以和朋友在茶馆聊天的心
情侃侃而谈。演讲时不妨保持站立姿势，不时转动身体以手势或道具辅助演 讲进行。
3。“文字报告书和口头报告技巧”摘要
（1）烦恼写不出文章、理不出头绪时，可利用简单的资料整理法解决。
（2）收集来的资料，已做成册状的资料书等，都可利用小卡片记下其中重 点，加以排序整理并编码，依此可找出文章结构，做成草稿设计图。
（3）人脑最能接受的文章构造是“起承转合”或“序破急”。
（4）好的报告书应该简洁易懂、比喻繁多，并且要有个人的见解。
（5）文字处理机和桌上排版系统将逐渐取代手写文书。
（6）提案和演讲时，为了吸引听众的注意力和兴趣，须像演戏一样，表现 有相当气势。
信息设备的使用技巧
80 年代以来，因为微电子的发展，各式各样信息设备陆续登场，而�