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做大-第33章

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胁愕闹葱辛Α!   �
    中层主管的执行力取决于其本人是否有良好的工作方式与习惯,是否熟练掌握管人与管事的相关管理工具,是否有正确的工作思路与方法,是否具有执行力的管理风格与性格特质等。    
    聪明、灵活、有效的工作,系统的、讲究方法的工作是把能力转化为结果和成就的关键。    
    (1)时间与日程管理:高效能的管理者总是会围绕自己的主体业务编排月工作计划(日程)、周工作计划(日程)与日工作计划(日程);他们总是能很好地区分事情的轻重缓急,并依自己的工作时间的多少来安排工作日程;依“重要且紧急———重要但不急———不重要但较急———不重要也不急”进行排序,从而让真正重要的事情较好地得到处理。    
    (2)授权与任务管理:有效的管理者很明白什么事情必须自己处理,什么事情应交由下属去处理,而自己只负责跟踪监督;有效的管理者还有一个特征是从来都不会轻易帮下属“做事”,下属职责范围内的,经其本人思考和努力可以达成的工作,一定要让其自己完成。从而让自己有更多的时间处理自己的重要事情,不至于因自己工作的延误而耽误部门的、下属的、同事的、上司的工作,使整个部门陷入恶性循环。    
    任何人的能力都是有限的,作为高级经理人不能像业务员那样事事亲历亲为,而要明确自己的职责就是培养下属共同成长,给自己机会,更要为下属的成长创造机会。部属是自己的一面镜子,也是延伸自己智力和能力的载体,要赋予下属责、权、利,下属才会有做事的责任感和成就感,要清楚,一个部门的集体智慧肯定胜过自己一个脑袋想事。这样下属得到了激励,自己又可以放开手脚做重要的事,何乐而不为。    
    孤家寡人是成就不了事业的。    
    切记成就下属,就是成就自己。    
    (3)抗干扰管理:有效的管理者总是能应对好繁多的电话、E…mail,并有效运用它们,但又不会让它们轻易干扰自己的工作,更不会成为它们的“奴隶”。特别是自己在开会、在写方案等时,不会让其干扰会场、打断思路。    
    (4)会议与报告管理:有效的管理者能善于利用会议与工作报告来布置工作、了解情况,并且从来不开无效会议和看无效报告。开会前,他们能做好会前准备;开会时,他们能控制会议时间、进程、气氛,他们能得出结论:什么问题、怎么解决、由谁负责、什么时候完成;会后会进行跟踪或要求及时回馈问题与情况。有效的管理者会要求所有报告与报表文件都应简洁明了(易看)、清楚准确(可信)、生动形象(易记)。    
    (5)备忘录:有效的管理者会随身携带一本轻便的备忘录,随时把看到、听到、想到、接到的问题记录下来,然后依轻重急缓编排到工作日程里面去,从而总是把工作做得井井有条、疏而不漏。    
    (6)记忆系统:有效的管理者能把自己的工作场所、文件资料、电子文件整理得井井有条,随时可以快速取出;能把自己的经验、灵感、心得随时写到活页文件夹中归类保存,随时提取参考。    
    (7)助理或秘书的运用:有效的管理者能充分运用好自己的助手去进行工作跟踪、专案调查、工作稽查、收集整理信息、传达信息指令、文件资料整理等。    
    (8)检查清单:有效的管理者会针对重复性的规律性的工作设计一份份程序清单,到再次做这件事时,则拿出清单“按部就班”,从而提高工作效率与效果。如:出差时用品清单,招聘时事项清单,现场巡查时检查清单等。    
    所采取一切聪明有效办法的目的只有一个:提高自身的工作效率与效果,节省出尽可能多的时间处理“20%重要的事情”,从而把这些关键事务处理得更好。    
    2?郾基层员工的执行力    
    管理者必须管人,否则不成为真正的管理者。管人是件困难的事情,如果采用人盯人的方法你只能管一个人。其实,管人也可以很简单,那就是用岗位、任务、目标、预算、责任管人。    
    首先是给每一个人一个合适的岗位,明确相关工作内容或任务;同时,清楚告知所要求的目标效果;还有就是在执行任何一项工作时都要求有预算计划。    
    责任心是职场的杀手锏,是做好工作的第一要素,比任何能力都重要。只要有责任心,80%以上的工作都能得到很好的解决。    
    人员的管理,除了上述方法让属员利用目标自主管理之外,上司适当的控制也是必须的。我们应把信任与监控放在一起来看待,两者是同时并存的;如果把信任与监控割裂开来,两者都走不远,最终都无法把管理工作做好。    
    我们通常可以用以下几种方法去调控下属的行为,让我们的工作得到有效控制与开展。    
    ●    
    工作日程:通过属员的工作日程安排表我们可以知道他要干什么,有什么没有干;工作日程安排与属员的工作职责和工作性质及规律是分不开的。    
    ●    
    工作日志:通过员工的工作日志(日记)我们可以知道下属工作进度与工作结果;工作日志与工作日程往往是联在一起的。    
    ●    
    工作表报:一是属员的工作结果的反映,二是属员执行工作的证明。    
    ●    
    工作指令清单:一式两份,下属一份,助手跟踪一份,是布置与落实工作很有效的办法。    
    ●    
    报备与回馈制度:可分为例行(周期性的、定时的)报备与意外报备,让你随时可以掌握工作的进展状况。    
    ●    
    检查与稽查:百闻不如一见,你检查工作的过程,一是发现问题与解决问题,二是指导工作鼓舞士气,也还可以与工作布置连同在一起进行。    
    ●    
    定期述职与考评:一是把你对下属前一阶段工作状况的分析与评估(好的与不足的)回馈给下属,并提出改进要求;二是提出下一阶段的期望(布置工作与明确要求及成长期望);三是倾听属员的想法、期望、要求、建议,并提供相关的必要的协助与支持。    
    ●    
    管理制度:通过制定劳动纪律、工作规范来控制属员的工作行为。    
    ●    
    越级指挥与上报:在必要时合理使用,可使属员在心理上产生微妙的变化,但不能滥用。    
    ●    
    周工作会议:总结本周工作状况,布置下周工作,听取属员意见、想法、要求等。


第五部分 从库存采购到现代物流第47节  科学的程序是业务得到有效执行的保障

    要注意的是在制定方案之前必须弄清:    
    工作目标———活动所需达到的指标或结果;    
    政策———工作开展的指导思想与行为准则(既可以怎样做,又不可怎样做);    
    程序———确切方式、行事方法及其时间或逻辑顺序与行为规划。    
    在管事的过程中,通常可以通过关注下列问题确保自己不会被架空:其一是自己要抓住主计划及相关信息;其二是发现(或预计到)问题后要深入到业务中去,深入了解工作的实际状况;其三是要很好地利用目标与指令;其四是关注异常处理状况及相关信息;其五是掌握人事动态及其心理状况;其六是注意项目工作开展状况;最后是注意例外事项的管理。这样的话,自己通常是不会架空在部门业务之外的。    
    3?郾科学的程序是业务得到有效执行的保障    
    (1)明确目标(提出问题)    
    管理者必须为自己的组织设定一些顺序清晰而又比较现实的目标,这将对公司的整体绩效产生非常重要的影响。为了明确目标顺序,需要彻底改变自己以往的视角。明确清晰的目标之后,下一步是简化:能够简洁地阐述自己正在思考的问题和建议,让每个人都能很好地理解、评估和执行,最终达成组织内部的共识;目标除清晰之外,还要可量化、可度量、可考核、可检查,目标本身不能模棱两可。    
    (2)制定计划    
    执行任何任务都要制定计划,把各项任务按照轻、重、缓、急列出计划表,一一分配给部属来承担,自己看头看尾即可。把眼光放在部门未来的发展上,不断理清明天、后天、下周、下月,甚至明年的计划上。在计划的实施及检讨时,要预先掌握关键性问题,不能因琐碎的工作,而影响了应该做的重要工作。要清楚做好20%的重要工作,等于创造80%的业绩。因此要用80%的时间解决20%重要的工作,用20%的时间来处理琐事,我们应依这个原则来安排自己的日程。同时给下属安排工作要有明确的时间表:要有开始时间,阶段性进度,任务完成时间。否则世界上永远有完不成的任务。    
    (3)指令明确而清晰    
    指令有歧义或自己想当然地认为下属已理解,后果是严重的。作为下属在做任何一件事之前,一定要先弄清楚上司希望你怎么做,然后以此为目标来把握做事的方向。这一点很重要,千万不要一知半解就开始埋头苦干,到头来力没少出,活没少干,但结果事倍功半,甚至前功尽弃。要清楚悟透一件事,胜过草率做十件事,并且会事半功倍。    
    所以,下属在行动之前一定要确认上司是不是这个意思;作为管理者也要确认,下属理解的是不是这么回事。得到确认之后再去执行会减少很多偏差。    
    (4)提出方案    
    在安排或布置工作时,我们光提出任务或问题是不够的,还需要提出解决方案,解决方案可视工作或问题的性质、难易程度等由上司提出、由执行者自行提出或相关人员一起研讨提出。    
    (5)做出承诺    
    首先下属是否明确目标(任务或问题)与进度要求;其次是能否完成任务并做出承诺或回馈。    
    这种承诺可以是肯定的,也可以是否定的。如果执行者给出的承诺是肯定的,那么执行者一定要兑现承诺,即使问题发生变化也应采取有效措施补救;如果是否定的应说明原因,提出建议或条件(增加资源、增加权利、提供协助与支持等),管理者权衡之后再给予答复或给出调整方案。    
    (6)有效促进    
    管理者必须参与到业务开展过程中去,绝不能采取一种若即若离的态度。    
    无论计划如何周到,如果不能有效地加以执行,仍然无法产生预期的效果,为了使部属有共同的方向可以执行制定的计划,适当的指挥是有必要的。指挥部属,首先要考虑工作分配,要检测部属与工作的对应关系;也要考虑指挥的方式,语气不好或是目标不明确,都是不好的指挥。而好的指挥可以激发部属的意愿,而且能够提升其责任感与使命感。要清楚指挥的最高艺术,是部属能够自我指挥。指挥的目的是安排或调整工作,提出工作要求,提导工作方案的实施、协助工作的完成等。除此之外,我们还应在工作资源条件上提供必要的支持与协助;同时,对可能发生的事情进行预计与判断。    
    做好业务单位间、部门间及与外围的协调工作:任何工作,如能照上述所说的要求,制定完善的计划、再下达适当的命令、采取必要的控制,工作理应顺�
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