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机会来自何处-第6章

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有理想、有追求、有上进心的人,一定都有一个明确的奋斗目标,他们懂得自己活着是为了什么。因而他的所有努力,从整体上来说都能围绕一个比较长远的目标进行,他知道自己怎样做是正确的、有用的,否则就是做了无用功,或者浪费了时间和生命。

作为你的奋斗目标,必须是明确的、长远的、可行的。当然这一切都要建立在你的目标是正确的,对别人、对社会有帮助的前提上。

明确的奋斗目标,才能让人产生前进的动力。目标不仅是奋斗的方向,更是一种对自己的鞭策。目标明确了,就有了热情,有了积极性,有了使命感和成就感。拥有明确目标的人,会感到心里踏实,注意力也会神奇地集中起来,不再被那些繁杂的事所干扰。相反,那些没有明确目标的人,总是感到内心空虚,思维混乱,分不清主次轻重,遇事犹豫不决。设定目标还必须具有长远性,一个确定的长远目标绝对不会浪费你的精力。最后你必须清楚自己到底想要什么,当你确定下来后就不要轻易改变。无论做什么事情都要付出时间和精力,如果你三天两头地更换目标,最终就会像那只掰玉米的猴子一样,一无所获。如果你的目标很多,指引你前进的力量将被分割开来,每个目标都只能获得这种力量的一小部分,从而使效力变得微弱,或根本就没有效果。长远的目标会督促你努力朝一个固定的方向前进,而不会随便被其他事情分散精力。

计划是一种积极的行动力,它可以让你集中精力专注于目标上,避免受外界打扰。在我们开展工作前,首先应考虑的是如何用最简单、省力的方法去获得最佳的成效,这就需要我们对自己要从事或完成的工作制订一个合理的计划。对一个人来说,要的是事半功倍,而非事倍功半。

正确地处理工作忙乱的问题,需要你做事有计划、有目标。这样你就可以把所要做的事情排出一个顺序,有助你实现目标的,你就把它放在前面,依次为之,并把它记在一张纸上,就成了顺序表。养成这样一个良好习惯,会使你每做一件事,就向你的目标靠近一步。

无论你做的事是多是少,都要拟定一个程序表,尽力按着程序表去做。如果你的工作只需一小时做完,便在一小时之内完成它,其余的时间去玩乐放松。本来只要一小时的事,而拖延到一天才做完,实在是愚蠢。如果你的事太多,而时间不够,则选择最重要的做好,把不重要的删去。

工作过度而吃力的真正原因并不是工作太多,而实在是因为没有计划,没有系统。那些习惯毫无计划地工作的人,总是这样想着:“我必须工作,我必须工作,我必须工作。”可是,没有计划,你很可能被一些不在计划之内的事缠身,该做的事就做不完。如果你就是管理者,你就不能管理工厂里的员工,不能训练他们的专业知识,不能叫他们制造出来产品。如果你每天有计划,那么你在每刻钟之内,都应当晓得做什么事。

詹姆斯邦德是一个注重计划的人。他时时把他所该做的事都记下来,然后拟定一个计划表,规定自己在某时间内做某事。如此,他便按时做各项事。通过他的办公日程表可以看出,整整一天他总是有事做的。这样把一天的时间安排得合理得当,当该睡觉的时候,因为该做的事都做了,所以他能完全丢弃心中的一切忧虑和思考,放心的去睡觉。

细心计划自己的工作,这是詹姆斯邦德之所以办事有效的秘诀。每当一项工作来临时,他便先计划需要多少时间,然后安插在他的日程表里。他既然能够把重要的事很早地安插在他的办事程序表里,所以他每天能够把许多事在预定的时间之内做完。

在制定日计划的时候,必须考虑计划的弹性。不能将计划制定在能力所能达到的100%,而应该制定在能力所能达到的80%,这是工作性质决定的。每天都会遇到一些意想不到的情况,以及上司交办的临时任务。如果你每天的计划都是100%,那么,在你完成临时任务时,就必然会挤占你业已制定好的工作计划,原计划就不得不拖期了。久而久之,你的计划失去了严谨性,你的上司会认为你不是一个很精干的员工。

工作有计划也包括对工作进行分类。分类的原则主要包括轻重缓急的原则,相关性原则,工作属地相同原则。

轻重缓急包括时间与任务两方面的内容。很多时候员工会忽略时间的要求,只看重任务的重要性,这样理解是片面的。

员工在接受工作任务的同时,都被要求在规定的时间内完成。时刻将时间与质量两个要求贯穿在完成任务的过程当中,并尽可能提前。将任务完成的时间定在提交任务成果的最后一刻是很不明智的,这与上面提到的计划的弹性是一脉相承的。因为,事情不可能一味地按个人主观设定发展。当应当提交的任务与临时的事项冲突时,就陷入了两者不能兼得的被动状态。一个能每次按期完成工作任务的管理员工,即使不天天加班加点,即使不显得终日忙忙碌碌,也会让主管觉得你是一个让人放心的人,而不会天天追问你工作的进度如何了。

相关性主要指不要将某一件任务孤立地看待。因为工作有连续性,任务可能是过去某项工作的延续,或者是未来某项工作的基础,还会涉及多个部门或是岗位。所以,任务开始以前,先向后看一看,再往前想一想,以避免前后矛盾造成的返工,或是某些环节影响整体工作进度。

工作有很多中间环节,彼此间需要协调。有的员工在做某项工作时往往只偏重于自己本身所应完成的职责,将工作传递到相关工作部门与工作岗位之后便听之任之了。更有些人缺乏与同事配合的意识,把早已经办好的工作,不是及时地交给下一道工序的人员,使工作尽早完成,而是压在自己手中,迟迟不交,直到最后才慢吞吞地交出来,造成后序人员的工作压力。这样,也会影响工作的按时完成。在检查工作结果的时候,所在的中间环节又各自抱怨给予他的时间太短了,或者是某个中间环节耽误的时间太久了等等。而工作结果只有一个,那就是没有按期按质量完成工作,你的业绩等级被打了折扣。

作为一名员工,要把握工作的完整性。在工作中,要考虑相互协调配合的问题,在自己这个工作环节,尽可能地抓紧时间,及早将完成的工作传交给下一道工序的工作人员,使他们能够有充足的时间去完成后面的工作,以免其中的某个或是某些环节影响整体工作进度。

工作属地相同原则指将工作地点相同的业务尽量归并到一块完成,这样可以减少因为工作地点变化造成的时间浪费。这一点对现场工作员工犹为重要。如果这一点处理的好,可避免在现场、自己的办公室、物资部、监理、业主及其他部门之间频繁接触。既节约了时间,又少走了路程,还提高了工作效率,何乐而不为呢

时间管理的目标是掌握工作的重点,其本质是管理个人,是自我的一种管理。方法是通过良好的计划和授权来完成这些工作。

时间管理的方法有一个演变的过程。最早的时间管理是利用便条、备忘录和记事本之类的记录来记下工作的重点。第二代的时间管理方法更注重计划性,人们利用安排表、效率手册以至于商务通等电子手段来安排工作事项。在时间管理的第三个阶段,人们设立近期、中期和长期的工作目标,根据不同的目标来分配各自的工作重点,安排工作时间。现在已经进入了时间管理理论的时代。前几代的时间管理注重完成工作的时间和工作量,而时间管理理论则更注重个人的管理,注重产能,关注完成的工作是否具有有用性。时间的帕金森定理表明工作会自动地膨胀占满所有可用的时间;80/20原则表明应该把最佳的时间用在最重要的时间上,所谓“好钢用在刀刃上”。时间管理是公司的财富之源,“时间就是金钱”的观念早已深人人心,而对于处在职场中的人来讲,做好时间管理不仅意味着丰厚的经济利益,更能令自己的事业突飞猛进。保持焦点,一次只做一件事情,一个时期只有一个重点。聪明人要学会抓住重点,远离琐碎。

在实际工作中,浪费时间的症状主要表现为办事拖拉 、会议冗长 、不速之客闯入、电话干扰 、经常加班加点、穷于应付突发事件、上班漫谈、聊天、交待不清,事情做错、不敢拍板,等指示、不考虑事情过于复杂、主管事必躬亲、完美主义办事、不考虑轻重缓急、凭记忆办事、主办人员迟到、同样的总是一而再、再而三地出现等。

对工作事先作计划。如每年年末作出下一年度工作规划; 每季季末作出下季末工作规划;每月月末作出下月工作计划;每周周末作出下周工作计划。养成记录自己实际耗用时间的习惯,一般是当时作出记录,不得已的情况下可事后回忆补记,尽量做到事前控制;应准备一个待办事项清单、时间记录本或效率手册,以备分析检查或查阅待办事项;在办公场所的挂历、台历或记事本上,标注当天或预定工作计划或约会,以备遗忘,也可在电脑系统或电子记事本设置发声装置以便及时提醒;设身处地考虑自己是否浪费别人时间,或对别人有无帮助,如情况消极应及时纠正。 如一项工作别人或部下做得更好或更合适去做,则应及时转交他人。根据个人生活规律,选择每天精力最充沛、思想最集中的时间,去处理最重要的事情,达到事半功倍的效果。克服“办事拖延”的鄙习,推行一种“限时办事制”,规定在限定时间内(如4小时、8小时、当天形成报告处理结果;将一些不太重要的事集中起来办或联办。

现在就做。许多人习惯于“等候好情绪”,即花费很多时间以“进入状态”,却不知状态是干出来而非等出来的,最佳时机是需要把握的。请记住,栽一棵树的最好的时间是20年前,第二个最好的时间是现在,手中的鸟比林中的鸟更有效。

学会说“不”。计划赶不上变化是经常遇到的情况,确实有很多时候自己原本已安排好了计划,但是经常会临时出现一些变化。例如,自己的主管要给自己加派新的任务,而如果自己接受了这个任务,那就会超负荷地运转而影响自己的业绩,也会影响公司的业绩。在这种情况下,要学会恰当地拒绝,这是时间管理中的摆脱变化和纠缠的一种很有效的方法。但是拒绝自己的上级要讲究技巧,不宜直截了当,而要委婉,用让上级觉得确实是合理的理由来拒绝这个新增派的任务。在绝大多数的情况下,上级是会有其它的安排来解决这个问题的。要学会限制时间,不仅是给自己,也是给别人。不要被无聊的人和无关重要的事缠住,也不要在不必要的地方逗留太久,不要将整块的时间拆散。一个人只有学会说“不”,他才会得到真正的自由。同时也要避开高峰,如避免在高峰期乘车、购物、进餐,可以节省许多时间。

时间价值观念。避免“一分钱智慧几小时愚蠢”的事例,如为省两元钱而排半小时队,为省两毛钱而步行三站地等等,都是极不划算的。对待时间,就要像对待经营一样,时刻要有一个“成本和价值”的观念,要注重时间的机会成本,使时间
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