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十几年前，移动电话还只是为精英分子所用。而今，许多家庭已经拥有传真和电脑，我们中的大多数人的
生活已经离不开电子沟通方式了。
Email是公共的
电子沟通看起来是短暂的，但又可以说是永恒的。一旦我们发送了一封Email，我们立刻创建了四个
备份：一个在我们的电脑里，一个在我们的服务器里，一个在接受者的服务器里，还有一个在接受者的电
脑里。自动的备份功能还会创建更多的备份。一个消息发出一年后，将会有 50个乃至更多的备份。事实
上没办法确定这些备份中的某一个会一直保留下去，被转发，或者被某人有意或无意地读到。Email和传
真甚至可以被用作法庭上的证据。如果你所说的话是消极的，或者可能被错误的采纳，可以考虑删除掉，
或者重新组织语言。如果必须这么说，考虑使用电话或者面谈来传递你的信息。
如果你用老板的电脑发送Email，这封 Email就成为他的“财产”，他有权截留和阅读，所以小心你
所写的内容。正如任何书面的沟通一样，我们永远无法保证对方肯定会看到它。尤其是传真和Email，你
应当确认对方阅读了你的信。
一个好的规则是：不要写任何你不想让你的老板，或者你的家人看到的，或者你不想出现在报纸上的
信息。
注意你的语气
如果我们不加小心的话，电子沟通的非个人化、迅速的特点可能会使我们在无意识中显得比较鲁莽。
人们不能借助于肢体语言和声音的语气语调来判断我们的信息的强度和我们的想法，因此有可能会采用消
极的反应。
简短的句子，缺乏客套，简洁的愿望，都会使我们的电子沟通看起来过于简略。一个简洁直接的信息
可能因简单而被忽略；幽默可能完全没有效果。
要确保这种情形不会发生在你身上，你应当想像一下对方收到你的信息后会如何反应。
如果你正在生气，千万别发传真或Email；如果你感到非这么做不可，那么你可以先写好，但至少等
一天后再发出去，到时候你可能已经冷静下来了。
要特别注意用得体的、友好的、谦恭的语气。记住你的日常用语“请”和“谢谢你”。
不要信马由缰
过去几年里，出现了大量关于 Email的“协议”。比如，全部使用大写字母（除非是缩写标题）被认
为是大喊大叫。这样做是很无礼的，因为全是大写字母比常用的小写字母更难于辨认，最好要避免这些。
一些由标点符号构成的“可爱”的小标记被称为表情标记，还有一些缩写字母（比如 BCNU表示“看
着你”，BTW表示“随便说”）等等，这些最好尽量避免，因为并不是每个人都知道它们，或喜欢它们。
简洁
大多数对各种书面沟通的抱怨都是“太长了”，“而且绕来绕去没说到点子上”。
虽然Email和传真不是书信，称谓（亲爱的约翰，你好苏，或者哪怕是名字后面加一个逗号）以及结
束语（此致敬礼，感谢你的帮助，祝好）都使你的信息显得更友好。
除非是私人信件，否则尽量把 Email的长度控制在一个屏幕内，如果是传真的话不要超过一页。如果
太长，人们很可能只大概看一下，或者根本不看。简洁，但不要生硬，也不要含含糊糊，读者可能不清楚
你在谈什么。
要在生动和趣味上花心思，而不要写得冗长而单调。
清楚明白
有些人每天要收 50—100封Email，所以在主题栏内填写一个标题将有助于收信人决定优先收看权。
我们的主题栏越具体，收信人就越容易准确地判断其内容是什么。不要使用同样的措辞作为你的信息的开
头，否则你会冒着收信人感到被骚扰的风险。
用简单的话把你想让收信人了解或去做的事情放在头三行。接着阐释原因。你是否有问题要问或者需
要索取一些信息呢？也放在前三行。是否有一个你想让收信人清楚的时间或最后期限呢？放在前三行。你
是否要提供一些信息、建议或指导呢？放在前三行。你是否要提供一个机会或邀请呢？还是要放在前三行。
把你最重要的信息放在开头，这样可以防止收信人没有时间读完全部内容而错过。
如果你有不止一个题目的 Email需要发送，可以把每个题目单独发送一封Email，这样使收信人更方
便地区分轻重缓急并归类。
如果Email或者传真不止发送给一个人，一定要写清楚：谁，需要做什么，在什么时间。可以采用这
样的方式：群发给需要负责做某事情的人，抄送给仅仅需要了解信息的人。
第七部分 书面沟通
进行成功沟通
正如别的书信交流一样，我们把传真和 Email搞得越有吸引力，它们被读到的可能性就越大。对于多
数 Email和传真，这意味着：
每段大约6行。
段落之间空 1行。
使用数字序号。
使用小标题把更长的信息分开。
关键部分要标示出来。
留出一些空白。
这些简单的技巧会使你的信息看起来更具可读性。
有吸引力
清晰简洁的语句有助于确保 Email和传真被对方阅读。另一个使它们有吸引力的办法是：
确定对收信人有好处——你的信息可以满足他的需要。
使用第二人称——用“你”这个称谓。
哪怕你同时写给几个人，也要用第二人称，可以使你的信息看起来不至于像一篇演说。
迅速
除非公共性的Email，大多数人总是希望在 48小时内得到回应。如果我们没有时间完全回复，至少我
们可以简单地告诉对方我们已经收到了信息，并且正在处理，然后说我们将会详细回复。
如果你在度假，可以考虑把你的邮箱设置为自动回复，这样如果你收到的邮件短期内不能回复，而对
方又在期待你的回复时，可以避免误解。
整理清楚
传真件可能因堆积得乱七八糟而造成丢失，Email的往来也可能会把硬盘弄乱，使信息难以接受。这
里介绍一些整理传真和 Email的小技巧：传真 Email
把不想要的传真扔掉删除不想要的信息（并定期清空垃圾箱）
把准备日后查阅或记录的传真 把你想以后查阅的信息归为一类
归为一类把那些你准备以后处理或回复的
按需要尽早回复悬而未决的传真 邮件打印出来或放在电脑文件夹里
立即回复其余的传真 立即回复其余的邮件
定期检查你的发件箱和标题文件夹，删除掉那些不需要的和过期的信息尊重隐私，节省时间
为什么没什么人喜欢点击“全部回复”的按钮回复邮件呢？除非一个人的熟人圈子非常狭小，每个人
与别人的兴趣都非常接近。否则，不可能地址栏里的每个人都会对地址栏里的其他人的爱好感兴趣！不要
用这样的方式浪费人们的时间。
你的Email应当包含多少细节呢？在任何一次交流开始前，首先要思考对方的需要。他们已经知道了
什么？他们有多少兴趣？他们想要什么程度上的细节？
盲目的抄送按钮可以很顺手地发送多个备份。首先，不是每个人都喜欢把自己的邮件地址发送给许多
别的收信人；其次，显示一长串抄送地址占用了空间，收信人需要滚动滚轴，有时在锁定信息时十分吃力。
（接收到抄送邮件的人只需看到发件人的邮件地址和他们自己的，而不是所有的收件人列表。）
附件
你是否收到过粘贴着需要花时间下载附件的邮件，最后发现你只是在浪费时间而已？
虽然很容易发送，附件还是需要花时间传送和下载。在你发送附件之前，先想想收件人为何应当对它
产生兴趣。如果你还是决定发送，在邮件的正文中解释它的内容以及格式。这样，收件人就可以做出明智
的决定是不是要打开它。
核对你发送的所有信息
电子沟通的速度很容易使人天马行空，不受约束。正如我们需要核对我们的信件、备忘录、报告一样，
我们也应当核对我们的邮件和传真。
在发送信息之前花一些时间检查一遍。毫不留情地把不必要的词和枝节去掉。
如果你每天都挂在因特网或局域网上，不要一收到信息就跳起来。确定一个检查邮件和传真的最佳时
间。每天早上第一件事就是检查电子邮箱的做法也许不是最有效率的，比如，它可能耽误你准备做的更重
要的工作。
附录
学会与人有效的沟通，就可以轻松的实现我们的许多目标与抱负，使我们的工作取得显著进展，使日常的工作计划圆满
完成。
附录
附录 1 自我暗示是自我评价的表现
低自我评价的表现高自我评价的表现
当你刚刚在你的同事面前做了一件错事时，你对你自己说： “现在他们知道我没用！”“下次，我
会……”
当你第一次做某件事并且发现它做起来很困难时， 你对自己说：“我太笨了，什么也学不会！”“我
在以前学过类似的东西，如果我坚持，我会做好它！”
当你忘记做某件你曾许诺过的事时，你对你自己说： “我是这样愚蠢和健忘！” “这不像是我，只
是我该这样安排……”
当你与你此前从不认识的人一同走进会场时，你对你自己说： “我讨厌与这个陌生人在一起。”“这
将是一个挑战；我保持镇静，一切都会变好的。”
当你的老板叫你进去而你不知道是为什么时，你对你自己说：“我现在就要进去；我一定又做了什么
错事！”“我想知道发生了什么。”
当你摔倒在你去商店的路上时，你对你自己说：“我真蠢，我甚至不能走在路上不出丑！”“哎呀！我
应该好好注意走路！”
当你跑着去赶一个要迟到的重要约会时，你对你自己说：“我相信我又要迟到了，我总是迟到，把事
情弄得一团糟。”“迟到不像我的风格，我最好打个电话通知他们。”
当你入不敷出时，你对你自己说：“我做这种事是没希望了，我总是做不好。”“这是必须做的，而
我知道我能做好。”
当你把某事做得非常出色时，你对你自己说：“奇迹发生了，真幸运。”“我真做得不错。”
附录
附录 2 肢体语言实践
肢体语言可能的含义我的反应
讲话人频繁地清嗓子；迅速地改变坐姿；手势很快。 这个人不肯定，不自在。让他感觉舒适，支持
他使他安心。通过幽默的方式放松紧张的气氛。
在开会前，一个人脱下外套，挂在椅背上。他很舒服、表示开放、合作。脱掉自己的外套，显示你的
坦率和诚意。
一个女人摘下眼镜，摸鼻子的边缘，看着天花板，然后闭上眼睛静下来。 她在深思，评价对方的话。
给她时间；安静地坐着， 准备回答她的任何问题。
一个人整个靠在椅背上，手放在脑后，一只脚放在桌上，另一条腿随意地垂着。他有权威感和优越感。
保持你的自信。适当的话，摹仿他的姿势，尽量保持平等的关系。
一个同事突然把眼镜或铅笔扔在桌上。这表示他对你的话持相当消极的态度。寻找原因，改变你的方
法。
手交替